Op LinkedIn deelde ik een artikel over een mediation waarvoor ik als [SPL]interventie de talking stick/praatstok introduceerde.

De link naar het artikel op LinkedIn vind je hier: POST OP LINKEDIN

Onderstaand de integrale tekst.

GEEN STOK OM MEE TE SLAAN, MAAR OM BETER MEE TE COMMUNICEREN

DE KWESTIE

Er leefde op een specialistische afdeling bij een grote zorginstelling al langere tijd onrust. Geen harde uitgesproken escalaties, maar op de achtergrond broeide van alles en nog wat en er waren meerdere collega’s – in wisselende samenstelling – bij betrokken.

De werksituatie was voor alle betrokkenen bij de afdeling onwenselijk, maar speelde eerder voornamelijk op de achtergrond en de situatie was nog wel werkbaar. Tot recent de vlam goed in de pan was gevlogen tussen twee medewerkers. En die pan bleek inmiddels tot aan de rand gevuld met toxiciteit en ergernissen.

Ondanks dat leidinggevenden en de HR-afdeling wel eens wat van de spanningen hadden meegekregen, hadden zij tot dit punt weinig idee van de omvang en de hevigheid. Tot dat moment was vooral van de zelfredzaamheid van het team uitgegaan. De ernst van de situatie was duidelijk onderschat.

DE OPSTART VAN DE MEDIATION

Zoals vaak in dit soort sudderende kwesties was de oorzaak van de uiteindelijke escalatie objectief gezien niet voor iedereen representatief voor de hevigheid die door de betrokken medewerkers werd getoond. In deze zaak gelukkig geen handgemeen of andere ernstige misdragingen, maar het volume, de krachttermen en de vrijkomende emoties lieten geen twijfel over de ernst van de situatie.

De HR-afdeling heeft aan de betrokken medewerkers voorgesteld om in mediation met elkaar over de situatie in gesprek te gaan. De medewerkers wilden wel in gesprek, maar niet alleen met elkaar, onder andere omdat de situatie groter leek dan de escalatie tussen deze personen. Na eerst zorgvuldig de samenstelling aan tafel met elkaar te hebben afgestemd en iedereen daartoe bereid te hebben gevonden, konden we van start. Dus niet alleen een gesprek tussen de direct bij de escalatie betrokken medewerkers, maar in een bredere samenstelling en direct met iedereen aan tafel.

Voor alle deelnemers was het belangrijk om hun eigen verhaal te kunnen doen en om echt te worden gehoord. De oorzaak van de ontstane kwestie leek voor iedereen ergens anders te liggen.

De belangen leken wel redelijk uniform: iedereen toonde grote passie voor het werk en voor hun afdeling en team. Ze wilden vooral graag hun werk weer (op goede wijze) kunnen hervatten. Ze wilden dit voorzichtig ook wel met elkaar, maar de grenzen die eerder onduidelijk waren geweest, leken nu juist duidelijk en stevig te worden neergelegd.

HET MEDIATIONGESPREK MET EEN “STOKOUDE” [SPL]INTERVENTIE

Toen we eenmaal de samenstelling aan tafel waren overeengekomen en alle deelnemers in een individueel voorgesprek mij hadden kunnen informeren en met mij hadden kunnen kennismaken, kwam het moment van het eerste gezamenlijke gesprek naderbij.

Ik voelde dat deze kwestie een enigszins andere aanpak nodig had dan de meer gebruikelijke begeleiding van het gesprek. Ik achtte de kans namelijk groot dat iedereen aan tafel binnen de kortste keren in de weerstand zou zitten en de woorden en bedoelingen van de anderen überhaupt niet meer zouden binnenkomen. Ik voorzag een gesprek van een paar uur, gevuld met welles/nietes en verwijt, zonder dat het de deelnemers verder zou brengen; niet individueel en zeker niet met elkaar.

Mijn vader had ooit van een spiritueel georiënteerde, sjamanistische vriendin een talking stick – of gewoon ‘praatstok’ in goed Nederlands – cadeau gekregen. Ik was sinds jonge leeftijd gefascineerd door dit rituele, met kraaltjes en veren versierde stukje hout. Meer recent kwam ik bij toeval online een prachtige handgekerfde, houten praatstok tegen, gemaakt door een lid van een inheemse Noord-Amerikaanse stam. Bij de voorbereiding van het eerste plenaire gesprek met de zorgmedewerkers moest ik aan deze praatstok denken.

Bij mijn aankoop wist ik uiteraard dat zo’n praatstok sinds jaar en dag wordt gebruikt door Noord-Amerikaanse inheemse stammen, maar ook bij Afrikaanse stammen de Māori en Aboriginals. De praatstok wordt gebruikt als (ritueel) communicatiemiddel. Het idee is kortweg dat iedereen de kans krijgt om te spreken zonder onderbroken te worden. Alleen de persoon die de stok heeft spreekt. De anderen luisteren. Ondanks dat ik de praatstok eerder in grotere groepsmediations zou gebruiken, leek dit mij een mooi uitgangspunt voor het gesprek dat ik tussen de deelnemers in deze mediation op waardevolle wijze wilde faciliteren.

Om te zorgen dat er ook écht actief geluisterd kon worden – zonder in stilte alleen met de reactie/counter bezig te zijn – bedacht ik een paar (aanvullende) spelregels.

Na de formaliteiten en het ondertekenen van de mediationovereenkomst heb ik mijn idee en de praatstok geïntroduceerd en gevraagd of iedereen aan tafel mij hierin wilde volgen. Deze consent kreeg ik, ondanks dat ik voelde dat het ook wel wat apart werd gevonden en niet iedereen nog precies wist wat de bedoeling was en hoe dit zou uitpakken. Maar door de introductie van de praatstok en het “speelse karakter” ervan, merkte ik direct dat de sfeer aan tafel al positief veranderde. Er werd zelfs voorzichtig met elkaar gelachen.

Ik legde de praatstok in het midden op tafel. Na het stellen van de eerste vraag kon de stok worden opgepakt door degene die zich daartoe geroepen voelde. Die eerste spreker moest na het antwoord willekeurig een ander aan tafel aanwijzen met het verzoek om terug te geven wat hij of zij had gehoord. Als de spreker zich voldoende gehoord voelde werd de stok doorgeven aan een ander, die dan de vraag beantwoorde, weer iemand aanwees om de inhoud terug te geven, enzovoorts. Als iedereen de vraag had beantwoord en daarin volledig was gehoord, vervolgden we het gesprek met een nieuwe vraag en langs dezelfde stappen.

Na een aantal rondjes werd geopperd dat er behoefte was om toch inhoudelijk wat te kunnen reageren op de input van anderen. Er was blijkbaar even genoeg geluisterd en er was behoefte aan het geven van respons. We hebben dit besproken en bij akkoord dit nieuwe onderdeel ingelast. De praatstok kon even afkoelen. Ook dit verliep boven verwachting goed, omdat veel reactie ging over aanvullende toelichting en geen/minder verweer of verwijt. Uit deze wat “vrijere” ronde bleek dat er echt goed was geluisterd naar de communicatie van de anderen.

DE AFRONDING

Toen alles leek te zijn gezegd en gehoord hebben we de eerste plenaire sessie afgerond. We hebben afgesproken dat ik na een paar weken bezinking en bezinning met iedereen individueel (in caucus) contact zou opnemen. Uit deze gesprekken bleek dat de deelnemers het eerste gesprek positief hebben afgesloten en direct in dit gesprek al bodem vonden om hun samenwerking voort te kunnen zetten en daar verdere afspraken over te maken. Ook merkte ik dat er ruimte voor zelfreflectie was gekomen, doordat ze goed hadden gehoord hoe hun communicatie (verbaal en non-verbaal) door de anderen was ontvangen. Hun individuele perceptie van de situatie en hun reactie daarin werd gezien en gevoeld. Ondanks dat misschien nog niet alle kou uit de lucht was, had er bij iedereen een mate van persoonlijke groei plaatsgevonden en was er vooral ruimte ontstaan om met elkaar verder te gaan, en met de verwachting dat de laatste scherpe randjes dan ook wel zouden slijten.

Leuk om te vermelden is dat in de rondvraag aan het einde van de eerste plenaire sessie duidelijk werd dat iedereen positiever naar huis ging dan dat zij waren gekomen én dat de praatstok nadrukkelijk werd bedankt voor de prettige en functionele rol die het had vervuld.

  • Meer weten over mediation?

  • Of heb je zelf een kwestie die om mediation vraagt?

  • Of wil je jouw (zakelijke) gesprek professioneel laten begeleiden?

Neem contact met me op. Ik denk graag met je mee!

Jelle Splinter – MfN-registermediator